Sala potrivită pentru un eveniment de firmă se alege pornind de la formatul evenimentului, nu de la capacitatea maximă declarată de locație. Aceeași sală poate găzdui 120 de persoane așezate pe rânduri, dar doar 50–60 la mese de lucru. Aranjarea locurilor decide suprafața necesară, iar suprafața decide lista de săli care merită vizitate.
Ce tipuri de aranjare a sălii există pentru evenimentele de firmă?
Cele mai folosite aranjări sunt teatrul, clasa, masa în U, masa de consiliu, mesele rotunde și formatul cocktail, fiecare potrivită pentru alt tip de interacțiune. Alegerea depinde de cât scriu participanții, de cât discută între ei și de cât stau așezați.
- Teatru: scaune pe rânduri, fără mese; potrivit pentru prezentări, conferințe de presă și lansări.
- Clasă: rânduri de mese înguste orientate spre scenă; potrivit pentru traininguri cu notițe sau laptopuri.
- Masă în U: mese pe trei laturi, cu trainerul în deschidere; potrivit pentru grupuri mici și discuții.
- Masă de consiliu: o singură masă mare; potrivit pentru ședințe de până la 20–25 de persoane.
- Mese rotunde: grupuri de 6–10 persoane; potrivit pentru ateliere și cine.
- Cocktail: mese înalte și puține scaune; potrivit pentru recepții și networking.
Câtă suprafață este necesară pe persoană?
Suprafața necesară variază, orientativ, între aproximativ 1 m² de persoană la aranjarea teatru și 2–3 m² la mesele de lucru, la care se adaugă spațiul pentru scenă, căi de acces și catering. Valorile de mai jos sunt repere folosite frecvent în organizarea de evenimente; capacitatea reală se confirmă cu locația, care cunoaște limitele stabilite pentru sala respectivă.
| Aranjare | Suprafață orientativă pe persoană | Exemplu: sală de 100 m² |
|---|---|---|
| Teatru | 1–1,2 m² | circa 70–85 de persoane |
| Cocktail, în picioare | 0,8–1,2 m² | circa 70–100 de persoane |
| Mese rotunde (banchet) | 1,5–2 m² | circa 45–60 de persoane |
| Clasă | 1,8–2,2 m² | circa 40–50 de persoane |
| Masă în U | 2,5–3,5 m² | circa 25–35 de persoane |
Exemplele țin cont de faptul că o parte din suprafață este ocupată de scenă, ecran și culoare. La evenimentele cu mulți participanți contează și fluxul la intrare și la ieșire, aspecte descrise în articolul despre controlul corect al mulțimii la evenimente.
Ce dotări tehnice se verifică înainte de rezervare?
Înainte de rezervare se verifică proiecția sau ecranul, sistemul de sonorizare cu microfoane, conexiunea la internet și numărul de prize accesibile. Toate se testează la vizită, cu laptopul care va fi folosit în ziua evenimentului, nu doar pe baza listei din ofertă.
- Ecranul este vizibil din ultimul rând, fără stâlpi sau lustre în unghiul de privire.
- Există cel puțin două microfoane fără fir, unul pentru vorbitor și unul pentru întrebările din sală.
- Rețeaua de internet suportă numărul de participanți, nu doar un singur laptop.
- Lumina naturală poate fi redusă cu draperii opace în timpul proiecțiilor.
- Climatizarea poate fi reglată din sală, nu doar centralizat.
Ce alte criterii contează la alegerea locației?
Pe lângă sală, contează accesul, parcarea, spațiul pentru pauze și accesibilitatea pentru persoanele cu mobilitate redusă. O sală bună într-o clădire greu de găsit sau fără lift produce întârzieri și reclamații.
Pentru pauzele de cafea și prânz este preferabil un spațiu separat de sala principală, astfel încât echipa locației să poată pregăti mesele fără a deranja prezentările. Dacă evenimentul include și o componentă de relaxare sau activități de echipă, opțiunile sunt trecute în revistă în articolul despre teambuildinguri creative și retreaturi de relaxare.
Cum se adaptează sala pentru o conferință de presă?
Pentru o conferință de presă se alege aranjarea teatru, cu o masă pentru vorbitori pe o platformă ușor înălțată și un spațiu liber în spatele sălii pentru camerele de filmat. Sala se dimensionează după numărul de jurnaliști confirmați, cu o rezervă mică, pentru că o sală pe jumătate goală arată prost în imagini.
Fundalul din spatele vorbitorilor rămâne simplu, cu sigla firmei, iar sonorizarea permite conectarea directă a echipamentelor de înregistrare. Restul pașilor de organizare sunt descriși în ghidul despre organizarea unei conferințe de presă reușite.
Ce se cere în scris de la locație?
De la locație se cere în scris aranjarea convenită, ora de acces pentru montaj, lista dotărilor incluse și condițiile de modificare a numărului de participanți. O schiță a sălii cu așezarea meselor, trimisă cu câteva zile înainte, elimină majoritatea neînțelegerilor din ziua evenimentului. Ultima confirmare se face cu 1–2 zile înainte, telefonic, cu persoana care va fi prezentă la fața locului.
